DE DIGITALE WERKPLEK

Komen jouw medewerkers stilaan ook weer naar kantoor? Wellicht draai je als bedrijfsleider de klok niet helemaal terug en wil je van telewerken een vaste waarde maken. Zo pak je het aan.

Thuiswerken zit al enkele jaren in de lift en de laatste tijd ging het nog een versnelling hoger. Het heeft voordelen voor je medewerkers én voor jouw organisatie.

Altijd en overal samenwerken

Efficiënt samenwerken, los van plaats en tijd. Ook voor kmo’s is het interessant.

Sommige medewerkers werken thuis juist creatiever en productiever. Anderen stellen de betere work-life balance op prijs. En de tijdwinst door minder woon-werkverkeer en files is voor iedereen mooi meegenomen.

Zelf heb je minder kantoor- en parkeerruimte nodig en verlaag je de transportkosten. Bovendien ben je een aantrekkelijkere potentiële werkgever voor nieuw talent als telewerken in je bedrijfscultuur zit.

Maak goede afspraken

Houd rekening met het verschil tussen structureel en occasioneel telewerken.

Structureel telewerk is geen recht, noch een verplichting voor werknemers. Je biedt het als werkgever aan. Maak dus duidelijke afspraken en giet ze in een schriftelijke overeenkomst, bijvoorbeeld als een bijlage bij het arbeidscontract. Wat neem je erin op:

• frequentie van het telewerk, welke dagen of uren de werknemer mag telewerken
• wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn en hoe
• voor welke kosten hij een vergoeding krijgt
• wanneer en hoe de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning
• voorwaarden en afspraken voor het opschorten of stoppen van telewerken
• waar de telewerker precies zal werken (thuis en/of op andere telewerkplaats)

Occasioneel telewerken is mogelijk bij overmacht of om persoonlijke redenen. Bijvoorbeeld bij een treinstaking, enorme file door slechte weersomstandigheden of ziekte van een kind. Ook daarvoor leg je de modaliteiten best vast, want het is geen absoluut recht. Je kan het weigeren mits motivatie.

De juiste ICT-tools

Wil je dat je medewerkers vrij zijn om te werken waar ze willen, dan moet je de juiste tools aanreiken.

Gebruiksvriendelijke programma’s en apps zijn essentieel om bestanden ‘in de cloud’ te bewaren en om je hele organisatie interactiever, flexibeler en productiever te maken. Dat kan makkelijk met softwarepakketten zoals Office 365 of G Suite. Met beide heb je e-mail, tekstverwerking, spreadsheets, cloudopslag, videobellen … in één pakket.

Daarnaast heb je de juiste infrastructuur nodig: draagbare toestellen en een snelle netwerkverbinding.

Alles valt en staat met kwaliteit van de gebruikte technologie. Netwerk- of veiligheidsproblemen wil je zo veel mogelijk vermijden. Werk daarom samen met een ICT-specialist.

Kantoor wordt ontmoetingsplek

Maar telewerk gaat om meer dan tools installeren alleen. Groepsgevoel en verbinding met de organisatie blijven belangrijk. Telewerkers mogen niet vervreemd raken van andere collega’s.

Dat vermijd je door ze regelmatig te laten terugkomen en de rol van het kantoor anders in te vullen. Je kan het kantoor zien als een plek om te brainstormen, samen te werken aan projecten, fysiek te vergaderen, een teamactiviteit te beleven, een klassikale opleiding te volgen …

Dat heeft ook invloed op de inrichting van je kantoor. Kies voor ruimtes op basis van activiteit: concentratieruimte, brainstormruimte, vergaderzaal, een zone om te bellen, loungeplek, lunchzone …

Daarnaast is het nuttig om op telewerkdagen geregeld contact te houden zodat iedereen geïnformeerd blijft en zich betrokken voelt.

Tips voor telewerkers

Ook op afstand moeten medewerkers zich goed voelen om efficiënt te werken. Met dit advies help je ze op goede weg:

• Kies een apart bureau of afgebakende plek om geconcentreerd te blijven
• Besteed aandacht aan ergonomie met een goede bureaustoel, een apart scherm en voldoende verlichting
• Houd werkroutines aan: ontbijt vóór je begint te werken, kleed je alsof je naar kantoor gaat
• Respecteer de werkuren en vermijd overuren
• Las voldoende pauzes in: sta elk halfuur recht en wandel even door de kamer
• Houd werk en ontspanning ook thuis gescheiden

Al je ICT-tools goed beschermd

Een digitale werkplek voor jouw onderneming vergt een grote investering in degelijk ICT-materieel. Dan wil je zo weinig mogelijk hinder ondervinden van mogelijke schade. Met de juiste verzekering zijn al je vaste ICT-tools, draagbare elektronische toestellen, data en software en zelfs randapparatuur zoals alarminstallatie, domotica … goed beschermd. Contacteer me voor een vrijblijvend advies.

bron AG Insurance